SCOPE: A digital archives access interface

Referencia del artículo

Stewart, K., & Breitwieser, S. (2019). SCOPE: A digital archives access interface. Code{4}lib Journal, (43). Recuperado a partir de https://journal.code4lib.org/articles/14283

Resumen original

The Canadian Centre for Architecture (CCA) identified certain technological issues, namely extensive reference workflows and under-utilizing existing metadata, as significant barriers to access for its born-digital archives. In collaboration with Artefactual Systems, the CCA built SCOPE, a digital archives access interface. SCOPE allows for granular file- and item-level searching within and across digital archives, and lets users download access copies of the collection material directly to a local machine. SCOPE is a free, open-source tool. The beta version is available to the public, and a second phase is under-development as of Spring 2019.

Resumen original traducido

El centro canadiense de arquitectura (CCA) identificó determinados problemas tecnológicos, a nivel de flujos de trabajo extensivos de referencia y bajo el uso de metadatos existentes, como barreras significativas para el acceso para sus archivos digitales. En colaboración con sistemas artefactuales, el CCA ha construido SCOPE, un interfaz de acceso a archivos digitales. SCOPE permite realizar búsquedas granuladas a nivel de documentos o ítem dentro y a través de archivos digitales, y permite a otros usuarios descargar copias del material de la colección directamente a una maquina local. SCOPE es una herramienta gratuita y de código libre. La versión beta está disponible al público y una segunda fase se desarrollará durante la primavera de 2019.

Resumen detallado

Introducción

Los métodos tradicionales de acceso a las colecciones de los archivos deben expandirse para albergar al formato digital. Los desafíos técnicos pueden obstaculizar el aprovechamiento de los metadatos a la hora de buscar y proveer los documentos a los investigadores. Así nace SCOPE, un buscador basado en la interfaz de acceso para material digital. SCOPE ha tenido como principal colaborador a Artefactual Systems. Esta herramienta escrita en código abierto pretende ser una solución para el acceso a colecciones digitales y un estudio de caso para soluciones técnicas colaborativas.

¿Por qué SCOPE? Parámetros para el acceso digital

CCA es una institución y museo internacional de búsqueda basada en el estudio y práctica de la arquitectura. Cuando adquirió 25 archivos con un alto componente digital, se planteó una nueva cuestión: “¿cómo se procesa, preserva y se hace accesible más de 5TB de material de archivo digitalmente nato?”

El personal de cinco archivos comenzó a trabajar en esos archivos y la meta era lograr hacer ese material accesible, además de diseñar el modelo para ver cómo luciría un sistema de preservación compatible entre el Sistema de Información de Archivo Abierto (Open Archival Information System (OAIS)) y la CCA. El OAIS es el estándar ISO para la preservación digital, y define los diferentes paquetes de información que se pueden mantener a lo largo del tiempo: SIP, DIP, AIP…

Al finalizar el procesamiento de los 25 archivos digitales, se realizaron tareas usuales de archivos digitales. El almacenamiento digital original se representó utilizando BitCurator y luego se organizó y describió. Tim Walsh desarrolló un paquete de herramientas de código abierto para el procesamiento de archivos digitales. Los archiveros llevaron a cabo posteriormente una descripción automatizada siguiendo ISAD-G y se incluyeron los metadatos en la base de datos del CCA.

Posteriormente el material fue incluido en Archivematica, el sistema de preservación construido por Artefactual Systems. Archivematica promulga una serie de microservicios de preservación, los escribe como un evento de PREMIS, y empaqueta la información en un archivo METS almacenado con AIP. Verifica que están debidamente fijados los AIP para que puedan mantenerse a lo largo del tiempo y generará el DIP para el acceso de los usuarios. Sin embargo, el acceso a los archivos por parte de los investigadores fue laborioso y generó dos problemas:

• Las consultas terminaban siendo una consulta para aprender a usar el archivo por parte de los servicios de referencia
• Los métodos tradicionales de investigación de archivos parecen aplicarse menos a los materiales digitales

Se tenía que optimizar el flujo de trabajo y aprovechar la descripción granular de nivel de archivo creada por Archivematica. Tras evaluar las soluciones se concluyó que crear una aplicación personalizada era el único camino para seguir.

En el año 2017 Tim Walsh diseño y construyó un prototipo de SCOPE que actualmente se ha convertido en un buscador plenamente funcional basado en la interfaz por DIPSs (se descargan completos y no por archivos separados de forma que se mantiene el contexto del archivo) desarrollado por Artefactual Systems. Los investigadores inician sesión y pueden buscar los metadatos para encontrar documentos individuales o DIPs completos, descárgalos directamente a las estaciones de trabajo del CCA mediante un link de la interfaz. El acceso de los investigadores solo se realiza a través de estaciones de trabajo, donde el acceso a Internet y el uso de UBSs está bloqueado. El material alojado no puede moverse ni es accesible desde otra localización.

La solicitud de documentos y la búsqueda se han mejorado. El nivel de documento de metadatos en el archivo de METs es reconocible y las búsquedas pueden ser conducidas a través de todas las colecciones a la vez. Los investigadores tienen acceso directo a ese nivel, incluyendo el nombre del archivo, formato, fecha de modificación… también permite la visualización de eventos PREMIS, haciendo el procesamiento de archivos más transparente a los investigadores.

Esfuerzo en equipo

Hubo varias razones por las cual la colaboración con Artefactual fue una decisión necesaria. La primera fue que se necesitaban desarrolladores de aplicaciones profesionales. En segundo lugar, la integración de SCOPE con el almacenamiento Archivematica, y Artefactual cuenta con una larga experiencia y conocimiento sobre la práctica en archivos. El CCA patrocino 700 horas de trabajo de Artefactual desde el verano de 2018 hasta la primavera de 2019.

Generalmente trabajan tres individuos fundamentales: un bibliotecario o archivero (analista), un desarrollador de software y un jefe de proyecto. Archiveros y otros profesionales de la CCA trasladaron sus necesidades y con la ayuda de Artefactual Systems, volcaron esas características particulares en la aplicación.

En la primera fase se realizaron dos pruebas de usuario que permitieron averiguar que el producto debía ser funcional, intuitivo y sencillo de utilizar, así como permitieron conceptualizar algunas funciones.

La colaboración entre las organizaciones propició una versión beta y una vez los usuarios la probaron, se pusieron en común los comentarios de estos para encontrar errores y resolverlos, y se emprendió la segunda ronda de desarrollo. El código de SCOPE está alojado en GitHub en la organización CCA y el personal de Artefactual tuvo acceso a GitHub. El proyecto se administra con Waffle, como hace Artefactual con Archivematica.

Trabajo Futuro

Actualmente están trabajando en una segunda ronda para conducir a SCOPE a una versión post-beta, introduciendo nuevas características y revisar las existentes. La actualización más importante será la integración de SCOPE con el almacenamiento DIP de Archivematica. Puede ser que se sigan usando las herramientas de automatización (AT) para generar DIP de la CCA o que se integre la funcionalidad de carga de IP de Archivematica a SCOPE. Otra medida importante es la mejora de la búsqueda que incluirá facetado y filtrado. También se pretende lograr incluir informes de estadísticas.

Conclusión

Como cualquier otro producto, una aplicación necesita un mantenimiento para seguir siendo relevante. Al ser software en código abierto, es la propia comunidad la que colabora a su mantenimiento. Los interesados pueden descargar la aplicación y probarla junto con Archivematica. Pueden contribuir así al proyecto en diferentes vías como: solución de problemas en un foro de usuarios, revisión de código, escritura de código e identificación o comentarios sobre problemas.

Comentario Personal Documentado

Mientras que las grandes bibliotecas han digitalizado sus colecciones y las han hecho accesibles, los archivos van muy por detrás de ellas y los pocos que han conseguido digitalizar material y lo han hecho accesible, poseen interfaces muy simples, con buscadores poco intuitivos. La herramienta SCOPE parece que será muy interesante e innovadora en el sector de los archivos. En primer lugar, está escrita en código abierto, por lo que, si es una herramienta buena de trabajo, las instituciones podrán copiar su modelo adaptándolo a sus necesidades particulares. Además, al estar basado en el modelo OAIS, convertido en norma ISO, también garantiza cierta homogenización en cuanto a las funciones, las responsabilidades y la organización que debe cumplir un sistema dedicado a la preservación y acceso a documentos. Las funciones de preservación quedan aseguradas gracias al uso de PREMIS, dado que se definen los metadatos que requiere SCOPE para preservación de sus materiales digitales. Los datos escritos en PREMIS se encapsulan en un archivo METS que usando XML, codifica el documento electrónico. El acceso también queda asegurado porque al seguir las “directrices” del OAIS, tomando el objeto original del productor (SIP) se crean AIPS (con la información descrita en PREMIS+METS) y cuando el usuario haga una búsqueda y solicite una respuesta, se le devolverá la información en DIP, un paquete de información del objeto recogido y descrito.

Referencias bibliográficas

De Giusti, M. R., Lira, A. J., Oviedo, N., Villarreal, G. L., & Texier, J. (2012). Las Actividades y el Planeamiento de la Preservación en un Repositorio Institucional. En Conferencia Internacional Acceso Abierto, Comunicación Científica y Preservación Digital. SEDICI. Recuperado a partir de http://sedici.unlp.edu.ar/bitstream/handle/10915/26045/Documento_completo__.pdf?sequence=1&isAllowed=y

Caplan, P. (2009). Entender PREMIS. Dirección General del Libro, Archivos y Bibliotecas. Recuperado a partir de https://www.loc.gov/standards/premis/UnderstandingPREMIS_espanol.pdf

Metadata Encoding and Transmission Standard. (s. f.). Recuperado 15 de noviembre de 2019, a partir de https://es.wikipedia.org/wiki/Metadata_Encoding_and_Transmission_Standard

Open Archival Information System. (s. f.). Recuperado a partir de https://es.wikipedia.org/wiki/Open_Archival_Information_System