MatchMarc: A Google Sheets Add-on that uses the WorldCat Search API

Referencia del artículo

Suranofsky, M. y McColl, L. (2019). MatchMarc: A Google Sheets Add-on that uses the WorldCat Search API. Code{4}lib Journal, n. 46. Disponible en: https://journal.code4lib.org/articles/14813 (Última consulta: 30/11/2019).

Resumen en inglés original

Lehigh University Libraries has developed a new tool for querying WorldCat using the WorldCat Search API. The tool is a Google Sheet Add-on and is available now via the Google Sheets Add-ons menu under the name “MatchMarc.” The add-on is easily customizable, with no knowledge of coding needed. The tool will return a single “best” OCLC record number, and its bibliographic information for a given ISBN or LCCN, allowing the user to set up and define “best.” Because all of the information, the input, the criteria, and the results exist in the Google Sheets environment, efficient workflows can be developed from this flexible starting point. This article will discuss the development of the add-on, how it works, and future plans for development.

Resumen original traducido

Las bibliotecas de la Universidad de Lehigh han desarrollado una nueva herramienta para consultar WorldCat utilizando la API de búsqueda de WorldCat. La herramienta es un complemento de hoja de Google la cual está disponible a través del menú de complementos de hojas de cálculo de Google con el nombre "MatchMarc". El complemento es fácilmente personalizable, sin necesidad de tener conocimientos de codificación. La herramienta devolverá un solo "mejor" número de registro de OCLC, y su información bibliográfica para un ISBN o LCCN determinado, lo que permite al usuario configurar y definir "mejor". Debido a toda la información, la entrada, los criterios y el existen resultados en el entorno de Hojas de cálculo de Google, se pueden desarrollar flujos de trabajo eficientes desde este punto de partida flexible. Este artículo discutirá el desarrollo del complemento, cómo funciona y los planes futuros para el desarrollo.

Resumen detallado

Contexto

Las Bibliotecas de la Universidad de Lehigh y las Galerías de Arte de la Universidad de Lehigh (LUAG) colaboraron entre sí en marzo de 2019 para catalogar una colección de dos mil libros de LUAG, los cuales se usaban como material de referencia en la LUAG y se encontraban almacenados en una instalación del campus, los cuales querían trasladarlos a una sala de lectura de referencia de la galería de arte para que los pudieran consultar cualquier persona de la universidad, para ello, la colección tenia que estar visible en el catálogo de la biblioteca. El personal se encontró con el problema de que tendría una tarea más en su trabajo rutinario.Finalmente, la sala abrió en octubre de 2019 y querían tener clasificados y colocados los libros en las estanterías como así que estuviesen en el catálogo antes de la apertura.

Evaluando soluciones

El personal pensaba usar las búsquedas automatizadas de registros de OCLC y tuvieron en cuenta qué documentos tenían ISBN o LCCN, lo cual sería el punto de acceso. Para ello, se plantearon usar Connexion Client de OCLC, el cual tiene una herramienta de búsqueda por lotes, pero no cumplía con las necesidades que necesitaban. Buscaron otras herramientas que usasen la API de WorldCat de OCLC para la selección de registros, pero solo dos encajaban con lo que buscaban: LS Tools de la Universidad de Cornell y el proyecto Open Refine de Backlog lookup de la Universidad de Yale, la cual presenta una gran cantidad lógica y capacidad de configuración incorporada. Sin embargo, no es una herramienta sencilla de manejar en cuanto a las personalizaciones que necesitaban. Y surgió la idea de usar un complemento que se pudiese utilizar con la hoja de cálculo de Google y se basaron en los pasos de catalogar los flujos de trabajo que suelen ser hechos en hojas de cálculo y de los atributos de otros complementos de las hojas de cálculo de Google:

• Tiene la capacidad de hacer llamadas a API
• Puede analizar y construir XML, es decir, puede analizar sin problemas el XML MARC devuelto por las llamadas a la API, para inspeccionar valores y extraer valores para volver a escribirlos en la hoja de cálculo.
• El código está Javascript simple y es intuitivo para trabajar con él.
• Google proporciona documentación exhaustiva y ejemplos de codificación para esta plataforma.
• El código se puede escribir directamente en un navegador con el editor de secuencias de comandos.
• Facilita el compartir los proyectos. El código puede escribirse, compartirse y probarse fácilmente, proporcionando un ciclo de retroalimentación eficiente.

Interacciones

Teniendo en cuenta las ventajas, crearon una prueba de concepto de complemento de hoja de cálculo de Google. A lo primero, el criterio de registros en cuanto a la coincidencia estaba codificado. Usaron los siguientes criterios de selección respecto al ISBN o LCCN:

• Regrese primero los registros en poder de la Universidad de Lehigh (LYU)
• Si LYU no tiene registros, devuelva si 040 contiene DLC
• Si no hay registros son DLC, devuelva si 042 contiene pcc
• Si no hay registros de PCC, devuelva el registro que tenga la mayor cantidad de existencias adjuntas.

El complemento interactuó con la API de OCLC WorldCat usando ISBN y LCCN de la hoja de Google y luego se insertaron los valores de los registros MARC almacenados en la API como respuesta a la hoja. También agregaron criterios de coincidencia que permitirían al usuario recuperar registros en un formato específico. A lo primero se pensó exclusivamente en la recuperación de registros de monografías impresas, pero también tenían que incorporar los futuros usos de la herramienta como que permitiese usar diferentes formatos y fuese más extensible. Pensaron crear un formulario en la barra lateral del complemento para los criterios de coincidencia, pero tuvieron problemas con los criterios adicionales lo cual les llevó a colocarlo en una pestaña de la hoja de cálculo. De esta manera, la herramienta permitía usar reglas de coincidencia más complejas sin tener conocimientos de codificación. Además, la pestaña sirve para que el usuario especifique los datos bibliográficos que quiera recuperar en los resultados de la búsqueda.

Probando

La primera prueba de la herramienta la realizaron con 83 libros de matemáticas. Realizaron una búsqueda con cada libro en las dos herramientas candidatas (Cliente Connexion de OCLC y con el complemento de la hoja de cálculo de Google, llamado MatchMarc). Establecieron una comparación con los números seleccionados manualmente de OCLC con los números seleccionados por la máquina. Se vieron dos diferencias las cuales eran de origen de un error humano. El complemento si seleccionó el mejor registro e inmediatamente empezaron a usar MatchMarc con la colección. El proceso fue rápido gracias al nuevo procedimiento de búsqueda y a la hoja de cálculo original con la cual se desarrolló un flujo de trabajo tras los resultados de MatchMarc en la hoja de cálculo:

• La columna de números de devueltos se utilizó para crear etiquetas de columna. Guardaron la Hoja de Google como Excel y usaron la función Combinar correspondencia de MS Word para completar esta tarea.
• El documento Excel usado previo se utilizó para crear breves registros MARC utilizando el traductor de texto de MarcEdit. La información local colocada en la hoja de cálculo, como notas locales, códigos de barras y números de llamada se convirtieron en parte de este breve registro MARC.
• El registro MARC se fusionó con el archivo MARC de OCLC, utilizando la función Combinar registros de MarcEdit. El número de OCLC se utilizó en este proceso como el identificador único en el que basar la fusión.
• Antes de importar el MARC a nuestro ILS, una tarea MARCEdit eliminó los campos MARC innecesarios y se aplicó el Ayudante RDA de MARCEdit. Los registros fueron importados a nuestro ILS.
• Excel fue usado como una lista de verificación para garantizar que los códigos de barras y las etiquetas del lomo se colocaron en los libros correctos.

Usando MatchMarc

MatchMarc es un complemento gratuito y disponible públicamente. Para agregarlo hay que acceder a la hoja de Google a Add-ons > Get add-ons y hacer una búsqueda por MARC. La barra del complemento da la opción de ingresar una clave API de OCLC y la barra lateral se usa para indicar qué pestaña contiene el ISBN y LCCN y los criterios coincidentes. En el botón "Haga clic para inicializar las pestañas de muestra” genera dos pestañas: una con búsquedas de prueba y otra con criterios de coincidencia de muestra. Otra característica es la capacidad de recibir por correo electrónico un archivo MARCXML. En "Crear archivo de registro MARC y enviar a" antes de hacer clic en el botón "Iniciar búsqueda" se puede incluir un email.

En la pestaña Sample Searches es donde hay que poner la información de los registros. En la primera columna irá el ISBN y en la segunda el LCCN. En la segunda pestaña (Sample Search Criteria) es para los criterios de coincidencia en la que pueda indicar si quiere realizar una búsqueda de existencias locales. Si se configura de esta manera, la API atenderá primero esta interacción. Cuando encuentra un registro, escribe un listado de resultados en la hoja de cálculo o interactúa por segunda vez con la API indicándole que devuelva los resultados ordenados por el número de existencias de la biblioteca. Después pasa a la pestaña de los criterios para detectar cuales con coinciden. Cuando el resultado coincide con los criterios, en la pestaña primera escribe los detalles del registro. Además, también se puede configurar los detalles de los registros MARC en la parte de debajo de la pestaña de coincidencias. Por último, el complemento compara los valores de cada fila hasta hallar una coincidencia.

Limitaciones

Hay dos limitaciones que se han encontrado. La primera es el límite de 10 minutos de tiempo en la búsqueda de un gran listado de registros y la segunda limitación es la dependencia del ISBN y LCCN para realizar las búsquedas.

Planes de desarrollo

Se plantean tres mejoras a realizar a la herramienta. Desarrollarán que la herramienta pueda tomar los campos y subcampos MARC con los valores, que el usuario agregue a los resultados de la hoja, y aplicarlos al registro adecuado. Otra mejora es que por correo electrónicos e enviarán todos los registros OCLC con todos los campos de cada registro MARC. Y por último planean desarrollar una aplicación para usar en la hoja de cálculo de Google para evitar el problema del tiempo límite, sin que sea esta un complemento de la hoja de cálculo de Google.

Comentario personal comentado

El desarrollo de MatchMarc es una buena resolución para resolver las necesidades que tenía la Universidad de Lehigh. Se basan en la API de Worldcat para la búsqueda y recuperación de registros en MARC, creando un documento local OCLC con el que se pueda establecer una interacción con la API. Este complemento es un claro de ejemplo de usar las APIs en las hojas de cálculo de Google para resolver necesidades de catalogación. Además, el diseño que hicieron para el complemento permite añadir cara un futuro nuevas funcionalidades o formatos, según decidan desarrollar la herramienta y por lo pronto tienen previsto resolver una de las limitaciones que hasta el momento presenta MatchMarc y añadir una nueva funcionalidad relacionada con el envío de los registros al correo electrónico. Otra cosa buena del complemento es que un software libre y cualquier lo puede utilizar una vez que se haya instalado como complemento en la hoja de cálculo de Google.