Spinning Communication to Get People Excited About Technological Change
Referencia bibliográfica
CONRAD, Suzanna. 2018. Spinning Communication to Get People Excited About Technological Change. Code4Lib Journal. [en línea], n. 41. ISSN 1940-5758. [Consultado 30 noviembre 2018]. Disponible en: https://journal.code4lib.org/articles/13641
Resumen original
Many organizations struggle with technological change. Often, the challenges faced are due to fear of change from stakeholders within the institution. Users grow accustomed to certain user interfaces, to processes associated with a specific system, and they can be frustrated when they have to revisit how they interact with a system, especially one that they use on a daily basis. This article will discuss how to acknowledge the fears associated with technological change and will suggest communication tactics and strategies to ease transitions. Specific scenarios and examples from the author’s experiences will be included.
Resumen
Este artículo expone el miedo que experimentamos los individuos al cambio tecnológico, y posibles soluciones que pueden emplearse para combatir ese temor.
Ese temor al cambio es debido al miedo a lo desconocido, ya que nos crea incertidumbre y desconfianza. Aunque también es debido a la falta de cultura de aprendizaje. Todo ello, puede ocasionar el bloqueo de la innovación o de las mejoras necesarias en las TI. Christopher Durney y Richard Donnelly definen seis estrategias para abordar el miedo y el cambio tecnológico:
- Identificar riesgos
- Definir el personal que será responsable de manejar el cambio
- Usar estilos de administración adaptables
- Centrarse en el negocio central
- Pensar en cómo ser resistente
- Apoyar la innovación dentro de la cultura empresarial
El cambio tecnológico en las ventas complejas a una empresa puede llegar a ser una tarea compleja, al requerir la participación de toda la plantilla en todos los niveles de la organización. De no ser así, se podría pasar del éxito del proyecto a su detención, debido a la incertidumbre del cliente. Por ello, es muy importante conectar con los clientes y tener en consideración sus necesidades. El instrumento de Modo de Conflicto de Thomas y Kilmann define cinco áreas en los que los gerentes de proyectos de tecnología pueden caer cuando abordan el conflicto al cambio: Competir, evitar, acomodarse, colaborar y comprometerse.
Para abordar el conflicto, la forma en que se inicia la innovación es sólo una parte del cambio. La comunicación positiva es una de las partes más importantes. Encontramos cuatro tácticas empleadas para minimizar el miedo, la desconfianza y la impaciencia:
- Entregar actualizaciones periódicas, haciendo que se sientan las partes interesadas informadas e incluidas.
- Solicitar retroalimentación, consultando e informando al cliente, estableciendo un dialogo positivo e indicando el interés por su opinión.
- Honestidad, ser transparente, se trata de una cualidad muy importante en el cambio tecnológico.
- Comunicación de una mala noticia con posibles triunfos, combinación de una mala noticia con una ganancia potencial para suavizar el impacto.
El disponer de tácticas de comunicación es transcendental a la hora de mantener una conversación para evitar el conflicto. Sobre todo en individuos con pocos conocimientos tecnológicos. Destacar, la comunicación por correo electrónico al ser muy compleja puesto que puede ser malinterpretada. A continuación, se ofrecen tres consejos que pueden ayudar a reducir el conflicto por correo electrónico:
- Ser breve, cuanto más largo sea el contenido del correo más posibilidades hay de que sea malinterpretado.
- Exponer hechos y proporcionar resoluciones, reconociendo un problema y proporcionando una solución en lugar de ahondar en el por qué o el cómo.
- Evitar el lenguaje emocional, evadiendo las frases en tercera persona como la palabra “usted”.
Combatir el temor al cambio tecnológico respecto al rediseño de un sitio web en un campus o una ciudad, es primordial para facilitar el éxito del proyecto. Mejorando así, la relación con la TI del campus y disipando el miedo al cambio.
La implementación de un Sistema Consorcial que centralice el sistema de administración de bibliotecas, puede ser un cambio muy beneficioso en cuanto a costo y funcionalidad, siendo cada vez más comunes. Su ejecución puede llevar ahorros de tiempo del personal, integración compartida de software de terceros, ahorros monetarios, etc. Además,fomenta y permite que el uso del sistema sea más hábil y eficiente.
El cambio a la centralización de la TI en los servicios de la biblioteca, puede ayudar a mejorar el servicio o la seguridad en algunos casos. El disponer de un administrador de servicios ubicado centralmente en la ciudad o en un campus, resulta más efectivo que disponer de varios administradores en toda la institución. Al centralizarse, se abre la comunicación con las TI comprendiendo las necesidades y requisitos de la biblioteca, estableciendo una posible negociación. Por otra parte, se tendría más acceso a una red más grande de soporte de TI.
El paso de una biblioteca a una nueva capa de descubrimiento es esencial en cuanto a la evolución de las necesidades de los usuarios. Aunque este cambio pueda ocasionar cambios respecto a la guía de instrucción, tutoriales y la reeducación de los usuarios debido al cambio. Favorecería un ahorro de costos, permitiendo su gasto en otras áreas. Para realizar correctamente su implementación, es necesario consultar con las partes interesadas y proporcionar bucles de retroalimentación adecuados, intercambiando datos y decisiones. Evitaríamos así el miedo al cambio tecnológico.
El lanzamiento de un sitio web es importante llevarlo a cabo, sobre todo cuando un sistema tiene contenidos inmanejables y páginas web potencialmente innecesarias dentro de la estructura del sitio. A pesar de los inconvenientes, el personal bibliotecario y los propios usuarios, sienten desconfianza a aprender nuevas funciones y contenidos de la nueva interfaz. Todo ello se produce en parte, a que tanto usuarios como personal están familiarizados con la interfaz anterior, rechazando la idea de que se produzcan cambios. Para evitarlo, es trascendental involucrar a las partes interesadas en el proceso de retroalimentación cuando se está diseñando un sitio web y advertirles sobre el cambio, ayudando a facilitar la transición.
Como conclusión, observamos que afrontar el cambio tecnológico con temor dificulta el cambio. Por esa razón, es esencial tomar en consideración las tácticas planteadas anteriormente para combatir ese miedo. Para así, poder en práctica lanzamientos y rediseños de sitios web, implementación de sistemas consorciales, centralización de las TI, cambios a una nueva capa de descubrimiento, etc. sin experimentar problemas con el personal y los usuarios.
Comentario
Podemos decir, que la desconfianza al cambio tecnológico además de dificultar o detener la transición del éxito de un proyecto, obstaculiza el aprendizaje de la TI. Es observado sobre todo en individuos con pocos conocimientos de tecnología. Ergo, es importante tomar en consideración las tácticas creadas para abordar ese miedo y afrontarlo. Entre ellas encontramos las estrategias de (Durney y Donnelly 2015, 664); Ventas complejas; las tácticas de comunicación, etc. Gracias a todas ellas los individuos podemos abordar este miedo con mayor facilidad.
Referencias
DYNA. 2018. Tecnologías de la información en la cadena de suministro. [en línea]. [Consultado 30 noviembre 2018]. Disponible en: https://revistas.unal.edu.co/index.php/dyna/article/view/9551/11475
KILMANN DIAGNOSTICS. 2018. An Overview of the Thomas-Kilmann Conflict Mode Instrument (TKI). [en línea]. [Consultado 30 noviembre 2018]. Disponible en: http://www.kilmanndiagnostics.com/overview-thomas-kilmann-conflict-mode-instrument-tki
WIKIPEDIA. 2018. Cambio tecnológico (concepto). [en línea]. [Consultado 30 noviembre 2018]. Disponible en: https://es.wikipedia.org/wiki/Cambio_tecnol%C3%B3gico_(concepto)
Usuario:696366 (discusión) 30 nov 2018
